Con fundamento en la Ley Estatutaria
1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección
de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013, “Por el cual se
reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE
ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C,
como responsable del tratamiento de datos personales de otros, adopta mediante
el presente documento las políticas y procedimientos para garantizar el derecho
que tienen las personas de conocer, actualizar y rectificar las informaciones
que se hayan registrado sobre ellas en bases de datos y/o archivos.
La presente Política se aplica a toda
información personal de los clientes, prospectos, contratistas, proveedores,
empleados, o de cualquier otra persona que por algún motivo suministre
información a LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS
LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE
ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS podrá actualizar esta política en cualquier
momento, ya sea para atención de novedades legislativas, regulatorias o
jurisprudenciales, políticas internas, o por cualquier otra razón o circunstancia,
lo cual se informará y se dará a conocer oportunamente, mediante documento
escrito, publicación en el sitio web, comunicación verbal o mediante cualquier
otra tecnología, por este motivo se recomienda al titular de los datos
personales, revisarla con regularidad para asegurarse de que ha leído la
versión más actualizada.
De conformidad con la legislación
vigente sobre la materia, se establecen las siguientes definiciones, las cuales
serán aplicadas e implementadas acogiendo los criterios de interpretación que
garanticen una aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los
avances tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y
postulados que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean
el derecho de habeas data y protección de datos personales.
·
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del
titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
·
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea
objeto de Tratamiento.
·
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda
asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
·
Encargado del
tratamiento: Persona
natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del
tratamiento.
·
Responsable
del tratamiento: Persona
natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros,
decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
·
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean
objeto de tratamiento.
·
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones
sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso,
circulación o supresión.
El responsable del tratamiento de sus
datos personales es LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA
SAS, identificado con NIT: 830.046.757-6, con sede principal en la Carrera 126ª
#17-90 Int 10 de Bogotá D.C, Portal Web: www.cialta.com PBX +57 (1) 4187884. Recolecta, almacena, usa, circula,
suprime datos personales correspondientes a personas naturales con quienes
tiene o a tenida relación.
LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE
ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS, tiene una base de datos de información
comercial que ha venido utilizando para fines propios de su objeto social y
obtenida a través de solicitud de información en su sitio web, solicitudes de
cotización electrónicamente y vía telefónica, eventos presenciales y virtuales.
Los datos que utiliza LA COMPAÑÍA
INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS para la normal comunicación
con sus prospectos y clientes, tiene que ver con sus datos de identificación,
esto es nombres y apellidos, cargo, profesión u oficio y perfil en redes
sociales. Adicionalmente, LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS
CIALTA SAS utiliza datos de contacto de la compañía: teléfonos (oficina y
móvil), correo electrónico, cargo, nombre e identificación de la empresa,
número de empleados, plataformas tecnológicas, dirección y datos básicos de
contactos en las compañías, tales como nombres, cargos, teléfonos y
extensiones. LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS
hace uso de los datos proporcionados a lo largo de la trayectoria de sus
relaciones con los clientes, tales como almacenamiento de documentos que pueden
o no contener firma e información personal de éstos cuando se trata de personas
naturales, o de los socios, empleados, contratistas o dependientes en el caso
de personas jurídicas. Así como cotizaciones presentadas, productos o servicios
prestados e información propia de gestión del área comercial y financiera. Para
obtener servicios en salud, tanto a los trabajadores como a sus beneficiarios.
La recolección de datos personales y
su tratamiento automatizado tienen como finalidad facilitar la gestión,
administración, mejora y ampliación de los distintos servicios y productos, la
elaboración de estadísticas, la gestión o seguimiento de incidencias, así como
el envío de comunicaciones, y cualquier otro fin que en el ejercicio de su
objeto social LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS
requiera. Así las cosas, los datos personales son utilizados por las áreas;
comercial, administrativa, financiera y servicio al cliente para las siguientes
finalidades:
·
Creación y conservación de los
documentos legalmente exigidos por las normas contables, requerimientos
judiciales o administrativo.
·
Tratamiento de sus datos personales
en nuestras actividades de mercadeo.
·
Mejorar nuestro conocimiento del
mercado en el uso de aplicaciones tecnológicas.
·
Adaptación de nuestros productos y
servicios para responder mejor a sus intereses, campañas de actualización de
datos.
·
Envío de comunicaciones o información
comercial por correo electrónico o a direcciones físicas.
·
Mejorar los servicios que ofrece LA
COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS.
·
Gestión de las peticiones, quejas y
reclamos.
El usuario podrá ejercer su derecho a
conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que haya
suministrado a LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS,
radicando una comunicación, a través de los siguientes medios:
·
Correo
electrónico: habeasdata@cialta.com
·
Correo
directo dirigido a Dirección General en la calle 126A#127-85. Bogotá, Colombia.
De conformidad con lo dispuesto en el
Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los titulares
establecidos en la Ley, podrán ejercerse por:
·
El Titular,
quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos
medios que le ponga a disposición el responsable.
·
Por sus
causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
·
Por el
representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la
representación o apoderamiento.
La petición o derecho que ejercita el
titular de los datos personales, debe contener, nombres y apellidos del usuario
y los datos de contacto para recibir notificaciones. Este derecho se podrá ejercer, entre otros,
frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a
error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
autorizado por su titular.
El titular de los datos personales
podrá solicitar a LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA
SAS copia de los datos que posee sobre el mismo, Asimismo, CIALTA SAS
actualizará, rectificará o eliminará los datos cuando éstos resulten inexactos,
incompletos o hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad
inicial.
El titular podrá consultar de forma
gratuita sus datos personales una vez cada mes calendario y cada vez que
existan modificaciones sustanciales de las políticas de de datos de LA
COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS.
En cumplimiento de lo anterior, se establece
el siguiente procedimiento:
-
Consultas:
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información
personal del Titular que repose en cualquier base de datos de LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL
DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS. LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS
AGROPECUARIOS CIALTA SAS suministrará a estos toda la información contenida en
el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará por escrito, en las áreas que se indicaron en el
numeral 4, siempre y cuando sea el titular de los datos.
La consulta será atendida en un término de diez (10) días hábiles
contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible
atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado,
expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su
consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
-
Reclamos:
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información
contenida en una base de datos de LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS
AGROPECUARIOS CIALTA SAS debe ser objeto de corrección, actualización o supresión,
podrán presentar un reclamo ante LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS
AGROPECUARIOS CIALTA SAS el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
El
reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE
ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS, con la siguiente información:
·
Identification
del Titular
·
La
descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
·
La dirección,
y acompañando los documentos que se quiera hacer valer
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de
los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las
fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que
el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido
del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para
resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2)
días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, el mismo se gestionará en un
término no mayor a quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente
a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de
dicho término, se informará al interesado los motivos por los cuales LA
COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS XX no ha podido
culminar el trámite y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún
caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del
primer término. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los
titulares podrán en todo momento solicitar a LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE
ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS como responsable del tratamiento la
supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el
Tratamiento de los mismos. LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS
CIALTA SAS como responsable del tratamiento llevará un control del recibo de
solicitud de supresión de datos o revocatoria de autorización, incluyendo su
fecha de recepción. El término máximo para atender la revocatoria y/o supresión
de datos será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a
la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de
dicho término, se informará al interesado los motivos por los cuales LA
COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS no ha podido culminar el trámite y la fecha
en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8)
días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si vencido el
término legal respectivo, LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS
CIALTA SAS no hubiese eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho
a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la
revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales, de
acuerdo al procedimiento descrito en el artículo 22 de la Ley 1581de 2012.
LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE
ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS ha promovido la utilización de todos los
mecanismos que ha considerado pertinentes para solicitar la autorización de los
titulares para continuar con el tratamiento de los datos personales recolectados
por LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS, y que se
describen de manera detallada en el capítulo 3 del presente documento. Entre
dichos mecanismos se encuentra la publicación del aviso de privacidad en la
página Web LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS. Y
en la firma de los correos electrónicos corporativos.
LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE
ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS considera que los anteriores son mecanismos
eficientes de comunicación. Atendiendo a los mecanismos adoptados y descritos
anteriormente, en aquellos casos en que el titular no ha contactado a LA
COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS para solicitar la
supresión de sus datos personales, LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS
AGROPECUARIOS CIALTA SAS concluye de forma razonable que, de conformidad con lo
dispuesto en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, existe una conducta
inequívoca del titular, otorgando la autorización para el tratamiento de los
datos que reposan en las bases de datos para la finalidad indicada en la
presente política de tratamiento de datos, sin perjuicio de la facultad que
tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la
eliminación de los datos.
LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE
ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS se encarga directamente del tratamiento y
custodia de los Datos Personales captados y almacenados; sin embargo, se reserva
el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, para lo cual exigirá al
encargado la atención e implementación de las políticas y procedimientos
idóneos para la protección de los datos personales y la estricta
confidencialidad de los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 18
de la Ley 1581 de 2012.
Para efectos de la Ley de protección
de datos personales y de las presentes políticas de tratamiento de datos
personales, se entiende por datos sensibles aquellos relacionados con la
intimidad del titular, tales como aquellos que revelen el origen racial o
étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la
pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que
promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos
y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a
la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. CIALTA SAS reitera su
carácter apolítico, así como que se trata de una entidad sin orientaciones
religiosas o étnicas excluyentes. Sin embargo, el titular de la información
personal, no está obligado a suministrar datos sensibles, por lo tanto,
cualquier solicitud de los mismos requerirá autorización expresa.
Los datos personales que reposen en
las bases de datos de LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS
CIALTA SAS sobre niños, niñas y adolescentes y que sean necesarios para la
prestación de los servicios de LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS
AGROPECUARIOS CIALTA SAS, serán utilizados única y exclusivamente de manera
enunciativa en el registro y cumplimiento de requisitos legales. LA COMPAÑÍA
INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS asegura su protección de
conformidad con la Constitución Política y la Ley. En todo caso, cualquier uso
de los datos de los menores de edad que se encuentren registrados en las bases
de datos de LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS o
que se soliciten deberán ser autorizados expresamente por el representante
legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a
ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez,
autonomía y capacidad de entender el asunto. De igual manera LA COMPAÑÍA
INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS facilitará a los
representantes legales de los menores, la posibilidad de que puedan ejercer los
derechos de acceso, cancelación, rectificación y oposición de los datos de sus
tutelados.
Las bases de datos o archivos no
serán suministradas a terceros, salvo expresa autorización del titular, o en
los casos previstos en la Ley. La transferencia y/o uso compartido de datos de
los prospectos, clientes, socios y empleados de LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE
ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS con terceros, se refiere única y
exclusivamente a los fines correspondientes al envío de correspondencia y
comunicaciones de LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA
SAS.
LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE
ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS ha celebrado acuerdos de confidencialidad
con sus proveedores para asegurar la protección de los datos.
LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE
ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS informa a los titulares de los datos
personales que ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas
necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos y para
evitar su alteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Los datos
personales que el titular de la información suministre a LA COMPAÑÍA
INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS bajo cualquier medio, tales
como el nombre, identificación, edad, género, dirección, teléfono y correo
electrónico, serán administrados de forma confidencial, con las debidas
garantías constitucionales, legales y demás normas aplicables a la protección
de datos personales.
La información será incorporada en
las diferentes bases de datos que maneja LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS
AGROPECUARIOS CIALTA SAS, y cuya responsabilidad y manejo está a cargo de LA
COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS.
LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS
AGROPECUARIOS CIALTA SAS cuenta con protocolos de seguridad y de acceso a los
sistemas de información. El acceso a las diferentes bases de datos se encuentra
restringido incluso para nuestros empleados y colaboradores. Nuestros
funcionarios se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulación
adecuada de las bases de datos atendiendo a las políticas sobre tratamiento de la información establecidas en la Ley. El sistema en donde
reposan las bases de datos cuenta con distintas certificaciones de seguridad,
está protegido físicamente en un lugar seguro y es supervisado por entes
auditores a nivel internacional. Sólo personal autorizado puede acceder a él y
por tanto a los datos personales de nuestros clientes y/o prospectos bajo un
sistema protegido con contraseñas. Por
lo anterior, LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA
SAS otorgará las garantías y asumirá las
obligaciones o responsabilidades por pérdida o sustracción de información de su
sistema informático únicamente cuando por negligencia o dolo, un tercero no
autorizado acceda a la información, y procurará de manera diligente y prudente
la seguridad de la información en medio digital o físico.
El titular de los datos personales
declara que ha leído y acepta la presente Política de Tratamiento de datos
Personales de LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS.
Teniendo en cuenta que existe una relación recurrente entre los titulares de
los datos personales y LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS
CIALTA SAS , y que LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA
SAS ha solicitado de manera explícita a
sus clientes, prospectos, colaboradores y contratistas las autorizaciones para
continuar con el tratamiento de datos personales ya recolectados, de
conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013; LA
COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS continuará usando los datos almacenados
necesarios para ofrecer los servicios para el normal funcionamiento, mientras
el Titular no contacte al Responsable para solicitar la supresión de sus datos
personales en los términos legales, sin perjuicio de la facultad que tiene el
titular de ejercer en cualquier momento sus derechos y pedir la eliminación del
dato.
La presente política de tratamiento
de datos personales estará vigente a partir de su publicación y durante el
tiempo en que LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS
ejerza las actividades propias de su objeto social.
Para cualquier información relativa a
esta Política de protección de datos, puede acercarse o enviar comunicación a
LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS. Correo
electrónico: habeasdata@cialta.com El presente manual
rige a partir de su publicación en el sitio web de LA COMPAÑÍA INTERNACIONAL DE
ALIMENTOS AGROPECUARIOS CIALTA SAS.
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